1.  Wer wir sind

Wir sind Hartley Botanic Limited, und wir erfassen und sammeln bestimmte persönliche Informationen über Sie und sind für diese Daten verantwortlich.

Wenn wir dies tun, unterliegen wir der allgemeinen Datenschutzverordnung, die in der gesamten Europäischen Union (einschließlich des Vereinigten Königreichs) gilt, und wir sind als „Controller“ dieser personenbezogenen Daten im Sinne dieser Gesetze verantwortlich.

Daten-Controller: Hartley Botanic Limited, 2 Wellington Road, Greenfield, Oldham, Großbritannien, OL3 7AG.

ICO-Registrierungsnummer: ZA422209

Wir bitten Sie, diese Datenschutzerklärung sorgfältig zu lesen, da sie wichtige Informationen darüber enthält, wer wir sind, wie und warum wir personenbezogene Daten erfassen, speichern, verwenden und weitergeben, Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten und darüber, wie Sie uns und die Aufsichtsbehörden im Falle einer Beschwerde kontaktieren können.

 

2.  Die persönlichen Daten, die wir erfassen und verwenden

2.1 Von uns erfasste Informationen

Wir erfassen und speichern persönliche Informationen über Sie (und Ihr Personal) auf verschiedene Weise, einschließlich: –

  • Durchführung von Arbeiten für Sie (oder Ihr Unternehmen).
  • Über unsere Website.
  • Per E-Mail oder andere elektronische Korrespondenz.
  • Per Telefon (auch durch unsere Routineaufzeichnungen von Telefongesprächen).
  • Durch Networking (z. B. bei Messen, Kundenveranstaltungen, Ausstellungen und/oder anderen Meetings oder Veranstaltungen, die entweder von uns veranstaltet oder von uns besucht werden oder beides).
  • Durch das Betreiben unseres Geschäfts und die Zusammenarbeit mit anderen Fachleuten und Referenten.

Diese persönlichen Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen, können Folgendes umfassen:

  • Ihren Name und Titel.
  • Kontaktdaten wie Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen.
  • Informationen zu Ihren Vorlieben und Interessen.
  • Alle weiteren persönlichen Daten, die wir im Rahmen unserer Arbeit für unsere Kunden oder im Rahmen unseres Geschäftsbetriebs erheben.

 

2.2 Informationen aus anderen Quellen

Wir erhalten auch persönliche Informationen aus anderen Quellen wie folgt:

  • Ihre Namen, Adressen und Kontaktdaten von (aber nicht darauf begrenzt) Gartenplanern oder Architekten und anderen Referenten – in Verbindung mit Empfehlungen für potenzielle Arbeiten und/oder Kunden, mit denen wir Beziehungen unterhalten.

 

  1. Wie wir Ihre persönlichen Daten verwenden

Wir können Ihre persönlichen Daten zu folgenden Zwecken verwenden:

  • Beantworten von Anfragen, die Sie an uns senden.
  • Management unserer Beziehung zu Ihnen (und/oder Ihrem Unternehmen) durch die Pflege einer Datenbank mit Kunden und Dritten für Verwaltung, Buchhaltung und Beziehungsmanagement.
  • Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen Ihnen (oder Ihrem Unternehmen) gegenüber und/oder Durchführung von Schritten, die wir mit Ihnen vereinbart und in unseren Auftragsbedingungen festgelegt haben.
  • Senden aller relevanten Informationen an Sie über unsere Dienstleistungen und Veranstaltungen, die für Sie von Interesse sein könnten, unter Verwendung der von Ihnen angegebenen E-Mail- und/oder Postadressen, jedoch nur, wenn Sie uns Ihre Einwilligung dazu gegeben haben und bis zu deren Widerruf.
  • Um sicherzustellen, dass der Inhalt unserer Website für Sie und Ihr Gerät so effektiv wie möglich dargestellt wird und/oder um unsere Website an Ihre Interessen und Vorlieben anzupassen.
  • Verwaltung unserer Website und für den internen Betrieb einschließlich Fehlersuche, Datenanalyse, Untersuchungen, Statistik und Umfragezwecke.
  • Um Ihnen die Teilnahme an interaktiven Funktionen auf unserer Website zu ermöglichen, wenn Sie dies wünschen.
  • Zur Messung und zum Verständnis der Werbung, die wir Ihnen und anderen zusenden, und um Ihnen relevante Werbung zu bieten.
  • Zur Einhaltung der für uns geltenden beruflichen, rechtlichen und behördlichen Verpflichtungen oder der für uns geltenden Richtlinien.
  • Zum Schutz unserer Unternehmensinteressen und/oder um illegale Aktivitäten zu verhindern.

4.  An wen wir Ihre persönlichen Daten weitergeben

Im Rahmen unserer Tätigkeit für Sie geben wir routinemäßig Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und andere Informationen weiter:

  • Wenn Sie uns ausdrücklich dazu auffordern oder wenn dies notwendig ist, um Dienstleistungen für Sie zu erbringen (z. B. wenn wir Fremdfirmen, Abfallentsorger und lokale Gerüstbauunternehmen beauftragen müssen).
  • Wenn wir verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen oder weiterzugeben, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen oder die Rechte und Interessen unserer Website, unserer Kunden, dieser Firma oder anderer Dritter zu schützen.
  • Für administrative Zwecke, zum Beispiel wenn:
  • wir Ihre Akte zur Aufbewahrung an unsere Archivierungs- und Aktenvernichtungsunternehmen senden,
  • wir Ihren Namen und Ihre Bankverbindung an unsere Bank senden, damit Sie die Zahlung vornehmen können.

Nur wenn es für Ihren speziellen Fall relevant ist, werden solche sensiblen Informationen in Ihrer Datei gespeichert. Ihre Datei muss dann von unseren Auftragnehmern für Archivierung und Aktenvernichtung gemäß unseren Richtlinien zur Datenaufbewahrung gespeichert und schließlich vernichtet werden.

In seltenen Fällen können einige dieser Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ansässig sein – weitere Informationen, wie wir Ihre persönlichen Daten in diesem Fall schützen, finden Sie in Abschnitt 9. „Weitergabe Ihrer Informationen aus dem EWR“ beschrieben.

Wir geben personenbezogene Daten an die zuständigen Behörden weiter, wenn dies nach geltendem Recht erforderlich ist.

5.  Ob Informationen von Ihnen zur Verfügung gestellt werden müssen, und wenn ja warum

Wenn die Bereitstellung personenbezogener Daten von Ihnen erforderlich ist, damit wir Dienstleistungen erbringen können, werden wir Sie bei der Erfassung von Informationen darüber informieren, ob Sie uns diese Informationen zur Verfügung stellen müssen.

6 . Wie lange werden Ihre persönlichen Daten aufbewahrt

Wir werden Ihre persönlichen Daten nur dann in Ihrer Datei speichern, wenn dies für Ihre Angelegenheit und/oder im Rahmen unserer Verpflichtungen notwendig oder relevant ist.  Der Zeitraum, in dem wir durch das geltende britische Steuerrecht verpflichtet sind, Finanzinformationen aufzubewahren, beträgt derzeit sechs Jahre.

 

In Fällen, in denen wir Ihnen eine Garantie für bestimmte Produkte gegeben haben, die Sie bei uns gekauft und von uns installiert haben, können wir personenbezogene Daten bis zu 30 Jahre lang speichern.

7.  Gründe, warum wir Ihre persönlichen Daten erfassen und verwenden können

Wir stützen uns auf den Vertrag als gesetzliche Grundlage, auf der wir Ihre persönlichen Daten wie Name, Adresse und Kontaktdaten erheben und verwenden.

Wir haben die Risiken eines möglichen Schadens für Sie durch die Speicherung der persönlichen Daten überprüft und festgestellt, dass das Risiko gering ist und der Nutzen für Sie und uns durch die Möglichkeit der Wiederherstellung der Historie und der Dokumente der Angelegenheit bei Weitem überwiegt.

8.  Konsequenzen aus der Verwendung Ihrer persönlichen Daten

Wir sind uns bewusst, dass die Speichervorkehrungen so konfiguriert und gestaltet sein müssen, dass sie einer guten Praxis in Bezug auf die Zugänglichkeit, Sicherheit und Cybersicherheit der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten entsprechen.

9. Weitergabe Ihrer Informationen aus dem EWR

In seltenen Fällen müssen wir persönliche Daten an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) weitergeben (z. B. an einen Berater oder einen Dritten, den wir oder Sie als Teil unserer Arbeit beauftragen).

Länder außerhalb des EWR haben nicht die gleichen Datenschutzgesetze wie das Vereinigte Königreich und der EWR. In diesem Fall unterliegt jede Übertragung Ihrer persönlichen Daten Ihrer ausdrücklichen Zustimmung und wir werden sicherstellen, dass die Übertragung in Übereinstimmung mit den europäischen Datenschutzgesetzen erfolgt.

Wenn Sie von solchen Übertragungen betroffen sind, können Sie sich mit uns in Verbindung setzen, um genauere Informationen über diese Bedingungen und Kopien der entsprechenden Unterlagen zu erhalten.

Unsere Mitarbeiter rufen bei der Arbeit im Ausland (auch aus Ländern außerhalb des EWR) gelegentlich ihre E-Mail-Konten über Fernzugriffe auf. Sie sind in diesem Fall verpflichtet, unsere Systeme zu nutzen und auf personenbezogene Daten ausschließlich in Übereinstimmung mit allen üblichen Richtlinien und Verfahren zuzugreifen.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nicht anderweitig außerhalb des EWR oder an Organisationen (oder nachgeordnete Stellen) übertragen, die dem Völkerrecht unterliegen oder die im Rahmen von Abkommen zwischen zwei oder mehr Ländern eingerichtet wurden.

10. Ihre Rechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung steht Ihnen kostenfrei eine Reihe wichtiger Rechte zu. Diese Rechte umfassen:

  • den Anspruch auf eine faire Informationsverarbeitung und Transparenz darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten nutzen,
  • Zugriff auf Ihre persönlichen Daten und auf bestimmte ergänzende Informationen gemäß dieser Datenschutzerklärung,
  • Anspruch darauf, von uns darüber informiert zu werden, ob wir oder eine andere Person in unserem Auftrag Ihre persönlichen Daten verarbeiten,
  • Anspruch auf Korrektur aller Fehler in den von uns über Sie gespeicherten Informationen,
  • in bestimmten Fällen Anspruch auf die Löschung persönlicher Daten, die Sie betreffen,
  • Anspruch auf Zusendung der persönlichen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben und für die wir in bestimmten Situationen das Recht haben, sie an Dritte weiterzugeben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format,
  • jederzeitigen Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten, die Sie betreffen, zum Zwecke des Direktmarketings,
  • Widerspruch in bestimmten anderen Situationen gegen die weitere Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten und
  • Einschränkung der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten unter bestimmten Umständen.

Weitere Informationen zu jedem dieser Rechte, einschließlich der Umstände, unter denen sie gelten, finden Sie in den Leitlinien des britischen Information Commissioner’s Office (ICO) zu den Rechten Einzelner gemäß der Datenschutz-Grundverordnung..

Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Kontaktieren Sie die Person, die bei Hartley Botanic Limited der Ansprechpartner für Datenschutzfragen ist, per Telefon, per Post oder per E-Mail (unterdata@hartleybotanic.co.uk) ;
  • Stellen Sie uns einen Nachweis über Ihre Identität und Adresse (eine Kopie Ihres Führerscheins, Personalausweises oder Reisepasses und eine aktuelle Versorger- oder Kreditkartenabrechnung) zur Verfügung oder
  • teilen Sie uns die Informationen mit, auf die sich Ihre Anfrage bezieht, einschließlich etwaiger Konto- oder Referenznummern, falls Sie diese haben.

Wenn Sie sich von Marketing-E-Mails oder Newslettern abmelden möchten, können Sie auch auf die Schaltfläche „Abmelden“ am Ende der E-Mail bzw. des Newsletters klicken, uns anrufen oder uns eine E-Mail mit entsprechenden Anweisungen senden. Beachten Sie, dass die Verarbeitung dieser Anforderung bis zu fünf Arbeitstage dauern kann.

11. Sichere Aufbewahrung Ihrer persönlichen Daten

Wir haben geeignete Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um zu verhindern, dass persönliche Daten versehentlich verloren gehen oder auf unbefugte Weise verwendet oder abgerufen werden. Wir beschränken den Zugriff auf Ihre persönlichen Daten auf die Nutzer, die diese Daten tatsächlich benötigen. Diejenigen, die Ihre Daten verarbeiten, werden dies nur auf autorisierte Weise tun und sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

Darüber hinaus haben wir geeignete Verfahren eingerichtet, um bei Verdacht auf eine Verletzung der Datensicherheit reagieren zu können. Wir werden Sie und die zuständigen Behörden über einen vermuteten Verstoß gegen die Datensicherheit informieren, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Wenn Sie von Get Safe Online ausführliche Informationen darüber wünschen, wie Ihre Daten und Ihre Computer und Geräte vor Betrug, Identitätsdiebstahl, Viren und vielen anderen Online-Problemen geschützt werden, besuchen Sie bitte www.getsafeonline.org. Get Safe Online wird von HM Government und führenden Unternehmen unterstützt.

12.  Einreichen von Beschwerden

Wir hoffen, dass wir oder unser zuständiger Mitarbeiter, der über data@hartleybotanic.co.uk kontaktiert werden kann, alle Ihre Fragen und Bedenken bezüglich der Verwendung Ihrer Daten klären können.

Die Datenschutz-Grundverordnung gibt Ihnen auch das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, insbesondere in dem Staat der Europäischen Union (oder des EWR), in dem Sie arbeiten, ihren Wohnsitz haben oder in dem ein vorgeblicher Verstoß gegen die Datenschutzgesetze vorliegt. Die Aufsichtsbehörde im Vereinigten Königreich ist der Information Commissioner, der unter https://ico.org.uk/concerns/ oder telefonisch zu erreichen ist: 0303 123 1113.

13.  Änderungen an dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wurde am [                     ] veröffentlicht und zuletzt am
[                         ] aktualisiert.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit ändern. Sie sollten diese Richtlinie gelegentlich auf unserer Website (https://hartley-botanic.co.uk/) überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie über die neueste Version informiert sind.

14.  Kontaktaufnahme

Bitte kontaktieren Sie uns unter data@hartleybotanic.co.uk, wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zu den bei uns über Sie gespeicherten Informationen haben.

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Bei Fragen zu Datenschutzangelegenheiten senden Sie eine E-Mail an data@hartleybotanic.co.uk;
  • Bei allgemeinen Fragen schicken Sie eine E-Mail an info@hartleybotanic.co.uk;
  • Schreiben Sie an Hartley Botanic Limited, 2 Wellington Road, Greenfield, Oldham, Großbritannien, OL3 7AG;
  • Rufen Sie an unter 01457 873244; oder
  • kontaktieren Sie uns über den Bereich Kontakt auf unserer Website (https://hartley-botanic.co.uk/contact-us/).

15.  Brauchen Sie weitere Hilfe?

Wenn Sie diesen Hinweis in einem anderen Format (z. B. Großdruck) wünschen, wenden Sie sich bitte an uns (siehe „Kontaktaufnahme“ weiter oben).